Регламент по настройке Сервиса и формированию структуры управленческого учета «под ключ»

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Интеграция – обмен данными между учетной системой Заказчика и Сервисом Финансист;
ДДС – Отчет о Движении денежных средств;
ПиУ – Отчет «Прибыли и Убытки»;
KPI – ключевые показатели эффективности;
Структура отчета – набор доходных и расходных статей, а также, при необходимости, перечень проектов и показателей KPI, сгруппированных определенным образом, для целей представления необходимой информации о финансовом состоянии бизнеса Заказчика на конкретную дату;
ЦФО – Центр финансовой ответственности;
Дорожная карта по источникам данных / Roadmap – перечень источников данных к статьям и проектам утвержденной структуры Отчетов ПиУ и ДДС;
Мэппинг – правила автоматизации к статьям и проектам утвержденной структуры Отчетов ПиУ и ДДС.
1.        ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.   Срок оказания услуг по настройке Сервиса и формированию структуры управленческого учета «под ключ» (далее - «Внедрение») определяется в Техническом задании (Приложение №1 к Счёт-договору) и составляет не более 90 (Девяносто) календарных дней с момента поступления денежных средств от Заказчика на расчетный счет Исполнителя.
1.2.   На период Внедрения за Заказчиком закрепляется ведущий системный аналитик информационных систем ООО «Финрокет». В его обязанности входит настройка финансовой модели в рамках текущего функционала Сервиса согласно данного Регламента.
1.2.1.  Ведущий системный аналитик информационных систем связывается с Заказчиком для определения даты старта работ по внедрению не позднее двух рабочих дней с момента поступления денежных средств за Услуги на расчетный счет Исполнителя.
1.3. Со стороны Заказчика перед стартом работ по Внедрению назначается сотрудник, ответственный за взаимодействие с ведущим системным аналитиком информационных систем по всем этапам Внедрения, а также специалист для решения технических задач. Перечень сотрудников с указанием ФИО, должности, контактных данных, включая мобильный номер телефона и адрес электронной почты, а также зон ответственности сотрудника, закрепляется в письменном виде путем обмена в электронной форме
1.3.1. Стороны признают надлежащим согласование всех текущих рабочих вопросов в связи с исполнением Договора, в том числе направление писем, запросов, и других сообщений, посредством электронной связи (электронная почта).
1.4. В обязанности сотрудников, указанных в п.1.3 настоящего Регламента, от лица Заказчика входит:
1.4.1 Соблюдение всех пунктов регламента по Внедрению, описанных в документе ниже;
1.4.2 Своевременное предоставление запрашиваемой информации ведущему аналитику;
1.4.3 Соблюдение графика запланированных в рамках внедрения встреч.
1.5. Совокупная еженедельная нагрузка на ответственных со стороны Заказчика сотрудников составляет не менее 5 (Пяти) часов.
2. ОПИСАНИЕ ЭТАПОВ РАБОТЫ
Услуга настройки Сервиса и формирования структуры управленческого учета «под ключ» включает 5 (Пять) этапов:
Этап 1 – Интеграция.
Этап 2 – Структура
Этап 3 – Источники данных (составление roadmap)
Этап 4 – Разнесение фактических данных
Этап 5 – Обучение
Дополнительные этапы:
Этап 6 - Платежный календарь
2.1. Этап 1 - Интеграция.
Содержимое этапа:
● Заказчик предоставляет полную информацию о количестве учетных систем (бухгалтерских баз), с которыми необходимо будет произвести интеграцию для целей дальнейшей настройки.
● Заказчик определяет период загрузки данных. В базовый тариф входит период загрузки данных, границы которого определяются следующим образом:
- нижняя граница загрузки данных - начало текущего календарного года;
- верхняя граница загрузки данных - последнее число календарного месяца, предшествующего месяцу, в котором Заказчиком была произведена полная или первая частичная (в случае рассрочки) оплата за Услуги.
● Заказчик предоставляет удаленный доступ к системам учета для проверки интеграции.
После предоставления необходимых доступов и сведений:
● Исполнитель проводит интеграцию учетных систем, доступ к которым предоставил Заказчик, с Сервисом Финансист.
● Исполнитель проводит сверку данных учетных систем с данными, попавшими в Сервис Финансист.
Дополнительная информация:
Сервис Финансист поддерживает только Типовые конфигурации учетных систем 1С. Исполнитель несет ответственность и может гарантировать полную загрузку всех необходимых для работы данных только по Типовым конфигурациям. Возможность загрузки нетиповых регистров, а также стоимость работ по ним оговариваются с Заказчиком в индивидуальном порядке.
В случае если доступ к учетным системам не предоставляется, Исполнитель предоставляет инструкцию сотрудникам Заказчика по интеграции учетных систем с Сервисом Финансист.
Сверка данных в случае отсутствия удаленного доступа производится силами Заказчика по предоставленному Исполнителем алгоритму.
Результатом работы по данному этапу является успешная загрузка данных из учетных систем в Сервис Финансист. В том случае, если загрузка данных из учетных систем не осуществлена не по вине Исполнителя, о чем Исполнитель своевременно сообщил Заказчику, а Заказчик не предпринял необходимых мер для исправления указанных Исполнителем трудностей, Этап 1 считается выполненным надлежащим образом.
После приемки этого этапа 1 дополнительные интеграции могут подключаться только после окончания внедрения и не входят в стоимость услуги настройки Сервиса.
2.2. Этап 2 - Структура.
При включении в пакет Услуги настройки Сервиса этапа «Структура».
Содержимое этапа:
● Проводится анализ бизнеса Заказчика.
● Определяются ЦФО Заказчика.
● Определяются цели ведения управленческого учета.
● Определяются ключевые показатели, которые необходимо контролировать.
● Определяется структура управленческого отчета
● Утверждается список статей ДДС.
● Утверждается список статей ПиУ.
● Утверждается список расчетных и пользовательских показателей ДДС.
● Утверждается список расчетных и пользовательских показателей ПиУ.
Результатом работы по данному этапу является формирование структуры отчетов ДДС и ПиУ в Сервисе Финансист.
Заказчик принимает работу по данному этапу, согласовывая 2 таблицы:
- отчет ПиУ статьи + расчетные показатели;
- отчет ДДС статьи + расчетные показатели.
В базовый тариф входит 2 (Две) итерации по каждой структуре каждого отчета. В случае, если для получения окончательного варианта структуры 2-х итераций недостаточно, то дополнительные итерации оплачиваются отдельно согласно тарифам.
В случае отсутствия обратной связи по согласованию структуры отчетов в течение пяти рабочих дней с момента передачи таблиц ̶ таблицы считаются подписанными Заказчиком.
При исключении из пакета Услуги настройки Сервиса этапа «Структура»
● Заказчик не позднее завершения Этапа «Интеграция» предоставляет для каждого из управленческих отчетов перечень доходных и расходных статей по форме шаблонов.
● ведущий системный аналитик информационных систем проверяет заполненные шаблоны на корректность. В случае необходимости дает консультацию по их заполнению.
● Заказчику доступна разовая консультация по заполнению шаблонов длительностью не более одного часа. 
● ведущий системный аналитик информационных систем на основании принятых в работу шаблонов от Заказчика, создает структуру отчетов в Сервисе Финансист.
● Если по каким-либо причинам Заказчик не может предоставить структуру отчетов по форме шаблонов, разработка структуры производится силами Исполнителя в соответствии с тарифами ООО «Финрокет».
2.3. Этап 3 – Источники данных (составление roadmap)
Содержимое этапа:
Проводится анализ источников данных: учетных систем и иных файлов, определяется набор счетов учета.
● По каждой статье ПиУ утверждается источник данных (база 1С, счет учета, эксель или внесение данных вручную).
● По каждой статье ПиУ утверждается ответственный за статью со стороны Заказчика.
● По каждой статье ДДС утверждается источник данных (база 1С, счет учета, эксель или внесение данных вручную).
● По каждой статье ДДС утверждается источник данных (база 1С, счет учета, эксель или внесение данных вручную).
● При необходимости даются методические рекомендации по адаптации справочника статей 1С к справочнику статей в Сервисе Финансист, а также по формированию прочих необходимых для настройки Сервиса данных в учетных системах Заказчика.
● Формирование/изменение данных в учетных базах Заказчика с целью получения необходимых для качественной настройки автоматизации аналитик находится в зоне ответственности Заказчика.
● На подготовку данных в учетных базах Заказчика и заполнение roadmaps отводится не более 4х (четырех) недель с момента завершения Этапа 2.
Заказчик принимает работу по данному этапу, подписывая 2 таблицы:
- отчет ПиУ статьи + расчетные показатели с источниками и ответственными;
- отчет ДДС статьи + расчетные показатели с источниками и ответственными.
           В том случае, если Заказчик отказывается от подписания таблиц с источниками данных, он должен составить мотивированный отказ с указанием недостатков таблиц. В случае отсутствия мотивированного отказа в течение пяти рабочих дней с момента передачи таблиц - таблицы считаются подписанными Заказчиком.
После приемки Этапа 3 переработка структуры отчета может происходить только после окончания внедрения и не входит в стоимость услуги настройки Сервиса.
2.4. Этап 4 – Создание правил автоматизации и разнесение фактических данных.
При включении в пакет Услуги настройки Сервиса этапа «Источники данных (составление roadmap)».
● Разнесение фактических данных в отчеты Заказчика производится ведущим аналитиком на основании заполненных roadmaps по отчету ПиУ и отчету ДДС.
● Совместно с Заказчиком создаются правила для разнесения фактических данных по документам.
● Совместно с Заказчиком создаются правила для разнесения фактических данных по платежам.
● При необходимости даются методические рекомендации по формированию excel файлов для загрузки в Сервис.
В случае если перед стартом работ по Этапу 4 данные остаются недоступны в источниках, указанных на этапе 3, то Услуги считаются оказанными, а последующее разнесение данных в Сервисе Финансист переходит в зону ответственности Заказчика.
В рамках внедрения будет разнесено по статьям учета не менее 90% документов и платежей по количеству и не менее 90% документов и платежей по сумме.
Результатом работы по данному этапу является разнесение первичных данных, загруженных в результате интеграции, согласно утвержденным статьям управленческого учета.
При исключении из пакета Услуги настройки Сервиса этапа «Источники данных (составление roadmap)»
● Заказчик, не позднее завершения Этапа «Структура», производит во всех своих учетных системах 1С синхронизацию справочников статей согласно инструкции, размещенной по ссылке https://fin-ctrl.ru/synchronization.
● Ведущий системный аналитик информационных систем создает правила автоматизации для разнесения фактических данных по документам.
● Ведущий системный аналитик информационных систем создает правила автоматизации для разнесения фактических данных по платежам.
● При такой схеме оказания Услуги настройка правил автоматизации для документов и платежей осуществляется только на синхронизированные справочники. Разнесение фактических данных прошлых периодов производится сотрудниками Заказчика самостоятельно.
● Если по каким-либо причинам Заказчик не может синхронизировать справочники 1С в соответствии с ранее согласованной структурой отчетов, то настройка правил автоматизации и мэппинг данных производятся на основании roadmaps в соответствии с тарифами ООО «Финрокет».
2.5. Этап 5 – Обучение
● Обучение ведению платежного календаря
● Обучение настройке ролей
● Обучение использованию отчета по продажам
● Обучение использованию отчета по потерянным клиентам
● Обучение использованию отчета по контрагентам
Результат – записанный звонок в сервисе Яндекс.Телемост, Контур.Толк, МТС Линк или zoom с обучением сотрудника/сотрудников Заказчика.
По окончании Этапа 5 на услуги внедрения составляется заключительный акт, который подписывается сторонами.
2.6. Этап 6 - Выстраивание платежного календаря
● Совместно с Заказчиком разрабатывается структура ролей для пользователей процесса согласования заявок, а также структура шаблонов на подписание заявок;
● На основе предоставленных Заказчиком плановых данных по платежам выстраивается платежный календарь на месяц вперед;
● Проводится обучение всех пользователей процесса созданию заявок, платежей, шаблонов платежей;
● Проводится обучение сотрудника, ответственного за процесс отправки и обработки платежных поручений, функционалу ведения платежей в системе Финансист (мэтчинг, выгрузка в банк)
Результатом работы по данному этапу являются Отчет ДДС в срезе «Платежи» на следующий месяц + записанный звонок в соответствующем сервисе с обучением сотрудника/сотрудников Заказчика.
По окончании Этапа 6 на дополнительные услуги внедрения составляется акт выполненных работ, который подписывается сторонами.
3. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
3.1. Полный перечень этапов, необходимых для настройки Сервиса и формирования структуры управленческого учета «под ключ», определяется Заказчиком перед оплатой Услуг и указывается в Техническом задании на оказание Услуг.
3.2. По итогам проведения первой онлайн встречи с Заказчиком ведущий системный аналитик информационных систем фиксирует перечень задач, необходимых для целей выполнения Внедрения, в Техническое задание по форме Приложения 2. Техническое задание согласовывается и подписывается Заказчиком.
3.3. Выполнение каждого из этапов согласовывается с Заказчиком. Согласование фиксируется письмом посредством электронной связи.
3.4. На принятие этапа отводится не более 5 (Пяти) рабочих дней с момента получения Заказчиком письма об окончании этапа от ответственного за настройку Сервиса сотрудника ООО «Финрокет».
3.5. В случае отсутствия обратной связи от Заказчика в течение указанного срока этап считается успешно принятым.
3.6. После успешного принятия Заказчиком каждого из этапов все дополнительные правки в материалы этапа осуществляются после принятия внедрения и оплачиваются отдельно по тарифам ООО «Финрокет».
3.7. Порядок выполнения этапов и выставления промежуточных актов сдачи-приемки выполненных работ по ним может быть изменен по согласованию с Заказчиком и зафиксирован в Техническом задании.
3.8. В случае нарушения Заказчиком сроков по предоставлению информации, указанных в Техническом задании, Исполнитель оставляет за собой право оформить для Заказчика инструкцию по самостоятельной реализации задачи/этапа. Задача/этап переходит в зону ответственности Заказчика.

 
ФОРМА
 
Техническое задание для целей настройки Сервиса и формирования структуры управленческого учета «под ключ»
 
 
Во исполнение обязательств, предусмотренных Счет-договором и настоящим Техническим заданием Стороны договорились – подписание актов приемки-сдачи оказанных Услуг производить поэтапно в следующем порядке:
- После завершения оказания услуг по этапам ____________________ Стороны подписывают первый промежуточный Акт приемки-сдачи оказанных услуг. Стоимость оказанных Услуг по этапам ____________________ составляет  ____________________( ____________________) рублей 00 копеек.
- После завершения оказания услуг по этапам  ____________________ Стороны подписывают второй промежуточный Акт приемки-сдачи оказанных услуг. Стоимость оказанных Услуг по этапам ____________________ составляет  ____________________( ____________________) рублей 00 копеек.
- После завершения оказания услуг по Договору, Сторонами подписывается окончательный Акт приемки-сдачи оказанных Услуг. Стоимость оказанных Услуг по этапам ____________________ составляет  ____________________( ____________________) рублей 00 копеек.
Акты предоставляются Исполнителем Заказчику в течение 5 (Пяти) рабочих дней после оказания Услуг.